Meldcode warmtepomp ontbreekt op uw factuur: zo lost u het op

U heeft uw warmtepomp laten installeren en wilt de ISDE-subsidie aanvragen. Maar als u de factuur van uw installateur erbij pakt, staat er nergens een meldcode. Vervelend, want RVO vraagt er wel om.

Het goede nieuws: dit is meestal binnen een paar dagen opgelost, en het betekent bijna nooit dat u geen recht op subsidie heeft. Hieronder leest u wat de meldcode is, waarom RVO hem op uw factuur wil zien, en welke drie situaties er kunnen spelen als hij ontbreekt.

Wat is de meldcode precies?

De meldcode is het registratienummer dat RVO toekent aan een goedgekeurd apparaat. Bij warmtepompen begint die code altijd met de letters KA, gevolgd door vijf cijfers — bijvoorbeeld KA29998. Eén code hoort bij precies één type warmtepomp, met een vastgelegd subsidiabel vermogen en een vastgelegd subsidiebedrag. In de praktijk hoort u ook wel het woord "KA-nummer": dat is precies hetzelfde.

Fabrikanten en leveranciers melden hun producten zelf aan bij RVO, met een aanmeldformulier en de technische documentatie erbij. Wordt een apparaat goedgekeurd, dan komt het op de meldcodelijst en krijgt het een meldcode. RVO werkt die lijsten maandelijks bij.

Waarom RVO de meldcode op uw factuur wil zien

RVO noemt de meldcode van de warmtepomp bij de gegevens die op uw factuur horen te staan, en geeft woningeigenaren het advies om dat vooraf bij hun aannemer aan te kaarten. Aan installatiebedrijven vraagt RVO hetzelfde: "Noem de meldcode op uw factuur. Hiermee maakt u het voor uw klant makkelijk om het goede product of materiaal toe te voegen aan de subsidieaanvraag."

De reden is praktisch. De meldcode koppelt uw factuur eenduidig aan één toestel op de goedgekeurde lijst. Zonder die code moet RVO zelf uitzoeken welk apparaat er bij u hangt — dat kost tijd, of leidt tot een verzoek om aanvullende stukken.

Wat het níét betekent: dat u kunt fluiten naar uw subsidie. Een ontbrekende code is een administratief probleem, geen inhoudelijk probleem. Zolang uw warmtepomp aan de voorwaarden voldoet, verandert er niets aan uw recht op subsidie.

Situatie 1: het toestel staat op de lijst, de code niet op de factuur

Dit komt verreweg het vaakst voor. Een installateur schrijft "levering en montage warmtepomp" op de factuur en denkt niet aan de subsidie-administratie van de klant. Geen kwade wil, gewoon een gewoonte.

Wat u doet: zoek merk en typenummer op — die staan meestal wél op de factuur, en anders op het typeplaatje van de buitenunit. Controleer of dat type op de meldcodelijst van RVO staat en vraag uw installateur dan om een aangepaste factuur mét de meldcode erop. Dat is geen creditnota en geen nieuwe opdracht: het is dezelfde factuur, aangevuld met een codenummer.

Situatie 2: u kunt uw warmtepomp niet terugvinden op de lijst

Dit gebeurt vaker dan u zou verwachten, en het ligt bijna altijd aan de naam. Op de RVO-lijst staan technische typeaanduidingen, geen verkoopnamen. Uw installateur en de brochure noemen het toestel bij de modelnaam, terwijl RVO alleen het typenummer kent dat op het typeplaatje staat.

Wat u doet: pak het typeplaatje van de buitenunit erbij en zoek op dát nummer, niet op de naam uit de folder. Let daarbij ook op het vermogen: het getal in een modelnaam is lang niet altijd het subsidiabel vermogen dat RVO hanteert. In ons artikel over het KA-nummer van uw warmtepomp vinden staan de plekken waar u kunt kijken op een rij.

Situatie 3: uw warmtepomp staat er echt niet op

Ook dan is de aanvraag niet kansloos. RVO schrijft hierover: "U kunt dan toch subsidie aanvragen. Stuur dan wel bij uw subsidieaanvraag de productbeschrijving en technische documentatie mee."

Daar hoort wel een eerlijk voorbehoud bij, in RVO's eigen woorden: "het kan zijn dat uw warmtepomp niet voldoet aan onze eisen. Wij wijzen uw aanvraag dan af." Het is dus geen formaliteit. Vraag in dat geval bij uw installateur of de leverancier de volledige technische documentatie op vóórdat u indient.

Zo vraagt u een aangepaste factuur op

Een korte mail volstaat meestal. Bijvoorbeeld:

"Geachte heer/mevrouw, voor mijn ISDE-subsidieaanvraag bij RVO heb ik de meldcode (KA-nummer) van de geplaatste warmtepomp nodig. Die staat nu niet op factuur [nummer] van [datum]. Wilt u mij een aangepaste factuur sturen waarop de meldcode staat vermeld, samen met het typenummer en de installatiedatum? Alvast hartelijk dank."

Vraag meteen om de andere gegevens die RVO wil zien, dan hoeft u niet twee keer aan te kloppen.

Wat er verder op uw factuur hoort te staan

RVO verwacht op factuur en betaalbewijs onder meer de meldcode, een omschrijving van het product met het typenummer, de datum van aanschaf én installatie, de contactgegevens van uw installatiebedrijf, en het betaalde bedrag met de betaaldatum. De volledige opsomming staat in ons artikel over de eisen die RVO stelt aan uw factuur en betaalbewijs.

Loop ook de overige voorwaarden nog even langs — bouwjaar, eigenaar-bewoner, installatie door een bouwinstallatiebedrijf. Daarvoor kunt u de checklist voor 2026 gebruiken.

U heeft tijd, maar stel het niet te lang uit

U mag de aanvraag tot 24 maanden na de installatie indienen, dus paniek is niet nodig. Toch is wachten onverstandig: installatiebedrijven fuseren of stoppen, en hoe langer geleden de klus is, hoe lastiger een aangepaste factuur wordt. Meer over die termijn leest u in ons artikel over warmtepompsubsidie achteraf aanvragen.

Liever niet zelf uitzoeken?

Loopt u vast — uw installateur reageert niet, of u weet niet zeker of u de juiste code te pakken heeft — dan kan ik dat voor u uitzoeken. Ik controleer welk toestel u heeft, zoek de bijbehorende meldcode op en dien de aanvraag binnen 5 werkdagen in bij RVO, via eHerkenning. U heeft daarvoor zelf geen DigiD nodig.

Het tarief is €59 inclusief btw en u betaalt pas nadat RVO uw aanvraag heeft goedgekeurd. Wat ik niet kan: beslissen over uw aanvraag. Dat doet RVO zelf. Wat ik wel doe: zorgen dat er niets ontbreekt waarop het mis kan gaan.

Heeft u liever eerst even contact? Bel mij op 06-23244712 of stuur een mail naar bruining@rb-subsidieadvies.nl. Geen callcenter en geen formuliertjes — u krijgt mij, Rogier Bruining, persoonlijk aan de lijn.

Veelgestelde vragen

— Rogier Bruining, RB Subsidieadvies B.V.