Welke eisen stelt RVO aan uw factuur en betaalbewijs?

De meeste ISDE-aanvragen die vertraging oplopen, stranden niet op de warmtepomp zelf. Ze stranden op papier. De woning voldoet, het apparaat staat op de meldcodelijst, de installateur heeft goed werk geleverd — en dan blijkt de factuur één gegeven te missen dat de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) nodig heeft.

Hieronder leest u precies welke gegevens RVO op uw factuur en op uw betaalbewijs wil zien, wat u doet als er iets ontbreekt, en welke situaties in de praktijk het vaakst voor vertraging zorgen.

Twee documenten met elk een eigen functie

RVO vraagt bij een warmtepompaanvraag om twee financiële stukken: een factuur en een betaalbewijs. Dat lijkt dubbelop, maar beide tonen iets anders aan.

De factuur laat zien wat er is geleverd en geïnstalleerd: welk apparaat, door welk bedrijf, op welke datum, voor welk bedrag. Het betaalbewijs laat zien dat u het ook daadwerkelijk heeft betaald, vanaf uw eigen rekening. Een factuur alleen is voor RVO niet genoeg — een offerte of een openstaande rekening zegt immers nog niets over een gedane investering.

Wat er op uw factuur moet staan

RVO noemt op de aanvraagpagina voor woningeigenaren een aantal gegevens die u bij de hand moet hebben. Vrijwel allemaal staan ze, als het goed is, op de factuur van uw installateur.

De meldcode van de warmtepomp

Elk apparaat dat voor ISDE in aanmerking komt, heeft een eigen meldcode op de lijst van RVO. In de praktijk heet die code het KA-nummer, omdat hij altijd met "KA" begint. Een nette installateur zet die code op de factuur. Staat hij er niet op, dan is er niets verloren: het nummer is bijna altijd te achterhalen. In ons artikel over het KA-nummer van uw warmtepomp vinden staan vier manieren om eraan te komen.

Merk, fabrikant en typenummer

RVO wil het merk of de naam van de fabrikant zien, plus het typenummer van het apparaat. Een omschrijving als "levering en montage warmtepomp" is te vaag. Er moet uit blijken om welk exact model het gaat, zodat RVO het aan de meldcodelijst kan koppelen. Ontbreekt het typenummer, dan kunt u het meestal aflezen van het typeplaatje op de buitenunit.

Gegevens van het installatiebedrijf

Bij de aanvraag geeft u het adres van het bouw- of installatiebedrijf op, plus de naam en het telefoonnummer van een contactpersoon daar. Ook uw eigen adres hoort erbij: het adres van de woning waar de warmtepomp is geplaatst. Op een normale factuur staan die gegevens al in de kop.

Belangrijk detail: uit de factuur moet blijken dat het bedrijf de warmtepomp niet alleen heeft geleverd, maar ook heeft geïnstalleerd. RVO eist dat de volledige installatie door een bouwinstallatiebedrijf is gedaan. Zelf plaatsen mag niet, ook niet gedeeltelijk. Staat er alleen "levering" op de factuur, vraag uw installateur dan om een regel toe te voegen waaruit de installatie blijkt. Dat is voor hem een kleine moeite.

Aanschafdatum, installatiedatum en bedrag

RVO vraagt om de datum van aanschaf, het bedrag en de datum van de installatie. Die installatiedatum is niet zomaar een formaliteit: vanaf dat moment loopt de termijn van 24 maanden waarbinnen u de subsidie moet aanvragen. Staat de installatiedatum niet op de factuur, laat uw installateur hem er dan bij zetten of vraag om een korte bevestiging per mail.

Wat er op uw betaalbewijs moet staan

Als betaalbewijs voldoet een kopie van uw bankafschrift of een print van uw rekeningoverzicht uit internetbankieren. RVO wil daarop zes dingen kunnen zien:

• het betaalde bedrag;
• de datum waarop u heeft betaald;
• uw naam;
• uw adres;
• uw bankrekeningnummer;
• de naam van de ontvanger, dus van het installatiebedrijf.

Een screenshot van alleen de transactieregel is daarom vaak te mager: uw naam en adres ontbreken dan. Een pdf-afschrift uit uw bankomgeving bevat die gegevens meestal wél. Maak de rest van het afschrift gerust onleesbaar — RVO hoeft uw overige uitgaven niet te zien.

Heeft u in termijnen betaald?

Dat komt vaak voor: een aanbetaling bij opdracht, het restant na oplevering. RVO spreekt zelf van "de datum van betaling(en)", meervoud. Lever in dat geval álle betaalbewijzen aan, zodat de bedragen samen aansluiten op het factuurtotaal. Eén betaalbewijs voor een deel van het bedrag leidt bijna altijd tot een vraag van RVO, en daarmee tot vertraging.

Heeft u contant betaald of loopt de betaling via een financiering of een derde partij, dan is de bewijsvoering ingewikkelder. Overleg dat dan liever vooraf dan achteraf.

Vier situaties die in de praktijk misgaan

Vier terugkerende problemen, met de oplossing erbij.

1. De meldcode ontbreekt. Zoek het typenummer op de factuur of het typeplaatje en herleid daarmee de meldcode, of vraag uw installateur om een aangevulde factuur.
2. De factuur vermeldt alleen levering. Vraag om een factuur waaruit blijkt dat hetzelfde bedrijf ook de installatie heeft uitgevoerd.
3. De betaling liep via een ander. Heeft een familielid of uw partner betaald van een rekening die niet op uw naam staat, dan sluit het betaalbewijs niet aan op de aanvraag. Los dat op vóórdat u indient.
4. De warmtepomp is los gekocht. Een aankoopfactuur van een webshop zonder installatie door een installatiebedrijf geeft geen recht op ISDE-subsidie. Dat is helaas niet achteraf te repareren.

Wanneer u de stukken klaar moet hebben

U vraagt de ISDE aan ná de installatie, binnen 24 maanden. Dat lijkt ruim, maar er is weinig reden om te wachten: het ISDE-budget is per jaar begrensd en de bedragen worden regelmatig herzien. Zodra de eindfactuur er is en het bedrag is voldaan, kunt u indienen. RVO geeft aan binnen 8 weken een beslissing of reactie te geven.

Wat u dan ongeveer terugkrijgt: voor een eerste lucht-waterwarmtepomp rekent RVO in 2026 met een startbedrag van € 1.025, plus € 225 per kilowatt vermogen, plus € 200 als het apparaat energielabel A+++ heeft. Voor een (hybride) warmtepomp geldt een minimum van € 500. Of uw situatie verder aan alle eisen voldoet, loopt u na in onze checklist met de zes ISDE-voorwaarden.

Liever uw stukken laten controleren?

Ik dien de aanvraag voor u in voor €59 inclusief btw. U betaalt pas nadat RVO uw aanvraag heeft goedgekeurd, en uw aanvraag gaat binnen 5 werkdagen de deur uit. Het controleren van uw factuur en betaalbewijs hoort daar gewoon bij: ontbreekt er iets, dan hoort u dat vóórdat de aanvraag naar RVO gaat, niet erna.

Wat ik niet kan: beslissen over uw aanvraag. Dat doet RVO zelf. Wat ik wel doe: zorgen dat uw dossier compleet is, zodat er geen punten overblijven waarop het mis kan gaan. Zo werkt het van begin tot eind.

Twijfelt u over uw factuur? Bel mij op 06-23244712 of stuur een mail naar bruining@rb-subsidieadvies.nl. Geen callcenter — u krijgt mij, Rogier Bruining, persoonlijk aan de lijn.

Veelgestelde vragen

— Rogier Bruining, RB Subsidieadvies B.V.