De 7 meest gemaakte fouten bij een ISDE-aanvraag (en hoe u ze voorkomt)

Bij de ISDE-aanvragen die vertraging oplopen of stranden, is de warmtepomp zelf meestal niet het probleem. Het papierwerk eromheen is dat wel. Ik ben Rogier Bruining en ik dien ISDE-aanvragen in voor woningeigenaren. Hieronder staan de zeven fouten die ik het vaakst tegenkom, met per fout wat RVO er precies over zegt en wat u eraan kunt doen.

Eén ding vooraf, want dat scheelt u misschien een slapeloze nacht: de meeste van deze fouten zijn te herstellen. Ze kosten u weken, geen subsidie. Twee ervan zijn dat niet, en die staan daarom bovenaan. Ze gaan allebei over keuzes die u maakt voordat u aanvraagt.

Fout 1: de warmtepomp (deels) zelf installeren

Dit is de enige fout op deze lijst die u achteraf niet meer kunt repareren. RVO is er kort over: "De volledige installatie doet een bouwinstallatiebedrijf. De installatie mag u niet zelf doen."

Let op het woord volledige. Een handige buurman die het buitendeel plaatst terwijl een installateur de rest aansluit, is dus geen veilige route. Ook niet als het technisch perfect is gedaan.

Wat u doet: laat de hele installatie door een bouwinstallatiebedrijf uitvoeren en zorg dat dat bedrijf op de factuur staat, met naam, adres en een contactpersoon met telefoonnummer. Heeft u al zelf geïnstalleerd, dan is de ISDE voor deze warmtepomp helaas geen optie. Dat is een onaangename boodschap, maar het is beter dat u het nu weet dan na acht weken wachten.

Fout 2: pas na de aanschaf kijken of het toestel in aanmerking komt

RVO zegt het letterlijk: "Controleer voordat u een warmtepomp aanschaft of deze op de meldcodelijst staat." Dat is geen formaliteit. Staat uw toestel er niet op, dan kunt u nog wel aanvragen — u stuurt dan de productbeschrijving en technische documentatie mee — maar RVO houdt daarbij het voorbehoud: het kan zijn dat uw warmtepomp niet aan de eisen voldoet, en dan wijst RVO de aanvraag af.

Sinds 2026 is er een tweede valkuil bij de aanschaf. Voor split lucht-waterwarmtepompen met een vulgewicht onder de 3 kilogram én een Global Warming Potential (GWP) hoger dan 750 is er geen subsidie meer. Beide voorwaarden moeten gelden, dus een toestel valt er niet automatisch buiten omdat het een split is.

Wat u doet: controleer vóór de koop of het model op de meldcodelijst van RVO staat en vraag uw installateur om de meldcode in de offerte op te nemen. In het artikel Komt uw warmtepomp in aanmerking voor ISDE-subsidie? loopt u alle voorwaarden in een paar minuten langs, en KA-nummer warmtepomp vinden laat zien waar u die code terugvindt.

Fout 3: een factuur die de helft van de gegevens mist

Dit is de fout die ik het vaakst zie, en gelukkig ook de makkelijkst op te lossen. Een installatiebedrijf maakt een factuur om betaald te worden, niet om een subsidieaanvraag te onderbouwen. Het gevolg is een nette factuur waarop precies de gegevens ontbreken die RVO nodig heeft.

RVO verwacht onder meer: de meldcode van de warmtepomp, een omschrijving van het product met typenummer en merk of fabrikant, de datum van aanschaf en de datum van installatie, het bedrag, en de contactgegevens van het installatiebedrijf met een contactpersoon en telefoonnummer. Bij het betaalbewijs gaat het om het bedrag, de betaaldatum, uw naam, adres en bankrekeningnummer en de naam van de ontvanger.

Wat u doet: leg de factuur naast die lijst voordat u aanvraagt. Ontbreekt er iets, vraag dan een aangevulde factuur op bij uw installateur. Dat is een normale vraag en kost meestal een dag of twee. Welke eisen stelt RVO aan uw factuur en betaalbewijs? zet alle gegevens op een rij.

Fout 4: denken dat het vooraf had gemoeten — of dat er alle tijd is

Twee tegenovergestelde misverstanden, met dezelfde oorzaak. De ISDE werkt niet zoals veel andere subsidies: u vraagt niet eerst aan en koopt daarna. RVO: "U laat de warmtepomp eerst installeren, daarna vraagt u de subsidie aan." Wie denkt dat hij de boot heeft gemist omdat hij niets vooraf heeft aangevraagd, heeft bijna altijd nog ruimte.

Omgekeerd is die ruimte niet eindeloos. U vraagt aan binnen 24 maanden na de installatie. Uitstellen heeft bovendien een prijs: de bedragen volgen het jaar waarin uw warmtepomp is geïnstalleerd, en die bedragen zijn in 2026 lager dan in 2025. Heeft u uw warmtepomp in 2024 gekocht maar pas in 2025 of 2026 laten installeren, dan kunt u met een aankoopbewijs uit 2024 nog in aanmerking komen voor het hogere bedrag van 2024.

Wat u doet: zoek de installatiedatum op en reken 24 maanden vooruit. Warmtepompsubsidie achteraf aanvragen legt uit vanaf welke datum die termijn precies loopt.

Fout 5: rekenen met het getal in de modelnaam

Een Quatt 6, een Xtend 5, een Amber 65: het getal in de naam zegt iets over het toestel, maar niet over het vermogen waarmee RVO rekent. RVO gebruikt het subsidiabel vermogen dat bij de meldcode hoort, en dat ligt vaak lager dan de modelnaam suggereert.

Dat maakt verschil, want de rekensom voor de eerste lucht-waterwarmtepomp in 2026 is: een startbedrag van € 1.025, plus € 225 per kilowatt vanaf de eerste kilowatt, plus € 200 energielabelbonus als het toestel label A+++ heeft. Het rekenvoorbeeld van RVO: € 1.025 + 4 × € 225 + € 200 = € 2.125. Een kilowatt verschil is dus € 225. Voor een tweede of volgende lucht-waterwarmtepomp geldt alleen de € 225 per kilowatt, zonder startbedrag en zonder labelbonus — ook als u voor de eerste in 2025 al subsidie kreeg. Voor een (hybride) warmtepomp ontvangt u altijd minimaal € 500.

Wat u doet: reken niet met de modelnaam maar met het vermogen dat bij uw meldcode staat. Op de meldcodelijst van RVO en in de ISDE-rekentool vindt u dat terug. Dit is geen fout die uw aanvraag doet mislukken — RVO bepaalt het bedrag zelf — maar het voorkomt een teleurstelling bij de beslissing.

Fout 6: aanvragen voor een woning waar u niet zelf woont

De ISDE voor woningeigenaren heeft een duidelijke grens. RVO: "De ISDE is er voor eigenaar-bewoners. Dit betekent dat u eigenaar bent van de woning én dat u zelf in de woning woont."

Dat sluit een paar situaties uit die mensen niet altijd zien aankomen. Verhuurt u de woning, dan verwijst RVO u naar de SVOH, de subsidieregeling voor verhuurders. Gaat het om een tweede woning die u niet verhuurt, dan ziet RVO u als zakelijke aanvrager — een ander loket, met andere voorwaarden. En de woning zelf moet een bouwjaar vóór 1 januari 2019 hebben, of u moet kunnen aantonen dat de omgevingsvergunning vóór 1 juli 2018 is aangevraagd.

Wat u doet: controleer vóór de aanschaf onder welke regeling u valt. Twijfelt u, bel dan RVO op 088 042 47 47 of neem contact met mij op. Een aanvraag bij het verkeerde loket kost u alleen maar tijd.

Fout 7: een bericht van RVO laten liggen

Een onvolledige aanvraag wordt niet meteen afgewezen. RVO stuurt een verzoek om aanvullende gegevens, en dat bericht staat digitaal klaar in 'Mijn aanvragen'. Daar gaat het mis: wie niet weet dat hij daar moet kijken, mist het.

Reageren heeft haast. Bij regelingen die op volgorde van binnenkomst worden behandeld, krijgt u volgens de spelregels van RVO "een redelijke termijn" om aan te vullen, in de praktijk één tot enkele weken. RVO neemt uw aanvraag pas in behandeling als die inhoudelijk volledig is, en volledig ingediende aanvragen hebben voorrang bij de verdeling van het budget. RVO waarschuwt daar zelf voor: "Wacht u te lang? Dan kan het budget in de tussentijd uitgeput zijn."

Wat u doet: kijk na het indienen af en toe in 'Mijn aanvragen' en bewaar het referentienummer uit de ontvangstbevestiging. In Status van uw ISDE-aanvraag controleren bij RVO staat waar u kijkt en welke berichten u kunt verwachten. RVO laat binnen 8 weken van zich horen met een beslissing of een reactie; lukt dat niet, dan krijgt u na ongeveer zeven weken bericht dat de termijn wordt verlengd.

Hoe ik deze fouten voor u wegneem

Ik dien uw ISDE-aanvraag in met eHerkenning, binnen 5 werkdagen nadat ik uw stukken compleet heb. Daarvoor reken ik €59 inclusief btw, en u betaalt pas ná goedkeuring door RVO. Wat ik vóór het indienen doe, is precies de lijst hierboven langslopen: de factuur controleren, de meldcode en het vermogen natrekken en de voorwaarden tegen uw situatie leggen.

Wat ik niet kan: een toekenning garanderen. RVO beslist, ik bemiddel. En de eerste twee fouten op deze lijst kan niemand achteraf repareren — die moet u vóór de aanschaf en de installatie voorkomen. Wilt u dat ik meekijk voordat u iets vastlegt, bel of mail dan gewoon. Daar reken ik niets voor.

Veelgestelde vragen

— Rogier Bruining, RB Subsidieadvies B.V.