Wat is een KA-nummer en waarom is het cruciaal voor uw subsidie?
Bij bijna elke aanvraag die ik indien komt dezelfde vraag langs: wat is dat KA-nummer nu eigenlijk? U ziet het op uw factuur staan, uw installateur noemt het, en in het aanvraagformulier van RVO wordt ernaar gevraagd. Maar wát het is, en waarom het zo zwaar weegt, legt vrijwel niemand uit.
Kort gezegd: het KA-nummer is de meldcode waarmee RVO uw warmtepomp herkent. Zonder dat nummer weet RVO niet welk toestel u heeft laten plaatsen — en dus ook niet welk subsidiebedrag daarbij hoort. Zoekt u vooral wáár u het nummer kunt vinden, lees dan het artikel over het KA-nummer van uw warmtepomp vinden. Deze pagina gaat over wat het nummer ís.
Wat is een KA-nummer precies?
RVO spreekt zelf niet van een KA-nummer, maar van een meldcode. In de praktijk worden beide woorden door elkaar gebruikt en bedoelt iedereen hetzelfde.
Alle meldcodes voor warmtepompen beginnen met de letters KA, gevolgd door vijf cijfers: KA29998 bijvoorbeeld. Waar die letters voor staan, legt RVO nergens uit — het is simpelweg de manier waarop de nummers zijn opgebouwd.
Belangrijk om te weten: een meldcode hoort bij een type toestel, niet bij uw exemplaar. Het is dus geen serienummer. Alle warmtepompen van hetzelfde type delen één en dezelfde code. Uw buurman met hetzelfde model heeft hetzelfde KA-nummer.
Die codes staan bij elkaar op de meldcodelijst. RVO omschrijft die lijst als "een overzicht van alle warmtepompen die al eerder zijn goedgekeurd en in aanmerking komen voor de subsidie". De lijst wordt één keer per maand bijgewerkt.
Hoe komt een warmtepomp aan een meldcode?
Niet u vraagt een meldcode aan, en uw installateur ook niet. Dat doet de fabrikant of de leverancier van het toestel. Die stuurt een meldingsverzoek naar RVO en levert daarbij onder meer de productkaart, de technische specificaties en het energielabel van het apparaat aan. Bij toestellen tot en met 70 kW hoort daar ook de Europese EPREL-registratie bij, en bij apparaten die van buiten Europa worden geïmporteerd een verklaring van overeenstemming met de Europese regels.
RVO beoordeelt dat verzoek en laat per e-mail weten wat de uitkomst is. In de woorden van RVO: "Wordt uw product aan de lijst toegevoegd? Dan ontvangt u een meldcode voor uw apparaat."
Dat verklaart meteen twee dingen die ik vaak moet uitleggen.
Ten eerste: staat uw warmtepomp niet op de lijst, dan betekent dat niet automatisch dat het toestel niet deugt. Het kan ook zijn dat de fabrikant het model simpelweg nooit heeft aangemeld.
Ten tweede: bij een gloednieuw model kan het nummer er nog niet zijn. De lijst wordt maar één keer per maand bijgewerkt, dus een toestel dat net op de markt is kan een paar weken zonder code zitten.
Waarom RVO dit nummer nodig heeft
Er zijn twee redenen, en ze zijn allebei praktisch.
De eerste: het nummer is het bewijs dat uw toestel al getoetst is. RVO hoeft bij uw aanvraag niet opnieuw te beoordelen of uw warmtepomp aan de technische eisen voldoet, want dat is bij de aanmelding al gedaan. Een warmtepomp moet sinds 1 januari 2024 bijvoorbeeld minimaal energielabel A++ hebben, en lucht-luchtwarmtepompen — de bekende airco's die ook kunnen verwarmen — komen helemaal niet op de lijst.
De tweede: het nummer bepaalt uw bedrag. RVO heeft voor elke meldcode een eigen pagina met de categorie van het toestel (lucht-water, grond-water, water-water of warmtepompboiler), het subsidiabel vermogen in kilowatt, het subsidiebedrag, het lagere bedrag voor een tweede warmtepomp, en het koudemiddel met de bijbehorende GWP-waarde. Geeft u de code op, dan weet RVO in één keer waar u aan toe bent.
Zo bepaalt het KA-nummer uw subsidiebedrag
Voor de eerste lucht-waterwarmtepomp rekent RVO in 2026 met een startbedrag van € 1.025, plus € 225 per kilowatt vanaf de eerste kilowatt, plus € 200 als het toestel energielabel A+++ heeft. Het rekenvoorbeeld van RVO zelf: € 1.025 + 4 × € 225 + € 200 = € 2.125. U ontvangt altijd minimaal € 500 voor een (hybride) warmtepomp. Voor een tweede of volgende lucht-waterwarmtepomp geldt alleen de € 225 per kilowatt, zonder startbedrag en zonder labelbonus.
In die som is het aantal kilowatt de enige variabele — en juist dat getal haalt RVO uit uw meldcode. Let op: dat is niet het getal uit de modelnaam en ook niet het vermogen dat de fabrikant noemt. RVO omschrijft het subsidiabel vermogen als "het vermogen van een warmtepomp om warmte af te geven" en zegt er uitdrukkelijk bij: "Dit vermogen kan afwijken van het nominale vermogen dat wordt bepaald door de fabrikant. RVO gebruikt namelijk andere uitgangspunten bij het bepalen van het subsidiabele vermogen."
Een voorbeeld. Meldcode KA29998 hoort bij de Quatt AMH6. RVO zet die op 7 kW en op € 2.800. Dat is precies € 1.025 + 7 × € 225 + € 200. Had u op de 6 uit de naam gerekend, dan was u in uw verwachting € 225 misgelopen.
Eén nuance hoort hierbij: RVO noemt het bedrag op die pagina's uitdrukkelijk indicatief en schrijft erbij dat aan de lijst geen rechten kunnen worden ontleend. Het definitieve bedrag staat pas in de beslissing op uw aanvraag. Voor grond-water, water-water en warmtepompboilers geldt bovendien een andere systematiek dan de rekensom hierboven.
Geen meldcode? Dan kunt u nog steeds aanvragen
Dit is het misverstand dat ik het vaakst tegenkom: zonder KA-nummer zou u kansloos zijn. Dat zegt RVO nergens. Integendeel: "Staat uw warmtepomp niet op de lijst? U kunt dan toch subsidie aanvragen. Stuur dan wel bij uw subsidieaanvraag de productbeschrijving en technische documentatie mee." Daar hoort wel een voorbehoud bij, en dat is eerlijk van RVO: "het kan zijn dat uw warmtepomp niet voldoet aan onze eisen. Wij wijzen uw aanvraag dan af en u krijgt geen subsidie."
Houd daarbij twee situaties uit elkaar. Staat de code niet op uw factuur maar staat uw toestel wél op de lijst, dan is het een administratieve kwestie die meestal snel is opgelost — daarover leest u meer in het artikel over de ontbrekende meldcode op uw factuur. Staat uw toestel echt niet op de lijst, dan is het een inhoudelijke kwestie en loopt u een reëel risico op afwijzing.
Wilt u vooraf weten of uw situatie klopt, loop dan de checklist voor 2026 langs. En wilt u weten welke misstappen een aanvraag het vaakst vertragen, dan staan die in het artikel over de meest gemaakte fouten bij een ISDE-aanvraag.
Hulp nodig bij uw aanvraag?
Ik ben Rogier Bruining van RB Subsidieadvies. Ik zoek uw meldcode op, controleer of uw factuur en betaalbewijs compleet zijn en dien uw aanvraag in bij RVO met eHerkenning — binnen vijf werkdagen. Dat kost u €59 inclusief btw, en u betaalt pas ná goedkeuring door RVO. Wat u wel en niet van mij kunt verwachten, leest u op de pagina tarieven.
RVO beslist over uw aanvraag, niet ik. Wat ik doe is zorgen dat er niets ontbreekt waardoor die beslissing onnodig lang duurt.
Wilt u dat ik uw meldcode opzoek en uw aanvraag compleet indien? Vul het aanmeldformulier in — u krijgt direct een bevestiging en wij gaan binnen 5 werkdagen voor u aan de slag.
Aanvraag startenVeelgestelde vragen
Is een KA-nummer hetzelfde als een meldcode?
Ja. RVO gebruikt het woord meldcode; omdat alle warmtepompcodes met de letters KA beginnen, spreken installateurs en woningeigenaren meestal van een KA-nummer. Het gaat om hetzelfde nummer.
Is het KA-nummer het serienummer van mijn warmtepomp?
Nee. Het serienummer is uniek voor uw exemplaar. De meldcode hoort bij het type toestel: iedereen met hetzelfde model heeft dezelfde code.
Heeft elke warmtepomp een KA-nummer?
Nee. Een toestel krijgt pas een meldcode als de fabrikant of leverancier het bij RVO heeft aangemeld en RVO het heeft goedgekeurd. Staat uw warmtepomp er niet tussen, dan kunt u toch aanvragen door de productbeschrijving en technische documentatie mee te sturen. RVO wijst de aanvraag alleen af als het toestel niet aan de eisen voldoet.
Bepaalt het KA-nummer hoeveel subsidie ik krijg?
Voor een groot deel wel. Aan de meldcode hangt het subsidiabel vermogen dat RVO heeft vastgesteld, en dat vermogen bepaalt samen met het startbedrag en de eventuele energielabelbonus uw bedrag. RVO noemt het bedrag op de meldcodepagina wel indicatief; het definitieve bedrag staat in de beslissing op uw aanvraag.
Waar vind ik het KA-nummer van mijn warmtepomp?
Meestal op de factuur van uw installateur. Staat het er niet op, dan kunt u het opzoeken op de meldcodelijst van RVO of opvragen bij uw installateur. In het artikel over het KA-nummer vinden staat stap voor stap waar u moet kijken.
— Rogier Bruining, RB Subsidieadvies B.V.